Manual da planilha de acompanhamento e controle do aluguel de seus imóveis

Quais são as etapas você deve seguir para alugar, acompanhar e controlar o aluguel de seus imóveis?

 

Nesta publicação, apresentamos algumas dicas para você fazer o controle do aluguel de seus imóveis. Por meio da planilha de Controle de Aluguel, você será capaz de avaliar os dados de seu imóvel, agendar o momento de divulgação do aluguel, fazer anotações sobre os candidatos a inquilinos, controlar os dados de suas fichas cadastrais e de seus fiadores, controlar o período de aluguel, fazer um controle financeiro de todos o períodos de aluguel e acompanhar o dados por meio de um relatório. Os gráficos permitem que você faça o controle os pagamentos com base em fatos e dados.

 

Controle o aluguel de seu imóvel em apenas 5 passos (assista o video tutorial):

 

1- Registre os dados do imóvel: Determine o tipo de imóvel, seu endereço, número de quartos, suítes, banheiros, salas, varandas, área de serviço, a idade do imóvel, o valor de IPTU, condomínio, determine se possui garagem e o número de vagas.

 

Na aba dados, você irá organizar os dados do imóvel que irá alugar. Nas células “OBS:” você pode digitar algo que seja importante para aquele tópico. Basta clicar na célula e digitar o seu comentário.


Em “TIPO” você irá selecionar o tipo de imóvel que irá alugar. Basta clicar na célula, que aparecerá uma seta para você apertar com o mouse e selecionar uma das opções de imóvel. No “ENDEREÇO” você irá digitar o endereço completo do imóvel que irá alugar. Em “QUARTOS” você irá selecionar o número que representa a quantidade de quartos que o imóvel tem. Basta clicar na célula, que aparecerá uma seta para você apertar com o mouse e selecionar uma das opções. Faça o mesmo para “SUÍTES e BANHEIRO”. Em “MOBILIADO” você irá selecionar entre as opções “sim” e “não” para informar se o seu imóvel para alugar é mobiliado ou não. Basta clicar na célula, que aparecerá uma seta para você apertar com o mouse e selecionar uma das opções. Faça o mesmo para “VARANDA”, “SALA DE VISITA”, “SALA DE JANTAR”, “SALA CONJUGADA”, “ÁREA DE SERVIÇO”,”GARAGEM” (digite o número de vagas) e “ÁREA DE CHURRASCO”. Digite o “VALOR DO CONDOMÍNIO”, “VALOR DO IPTU”, “VALOR DO IMÓVEL”, “IDADE DO IMÓVEL”, “LOCAL DE REGISTRO” e “LOCAL DE ESCRITURA”.

 

2 - Finalize bem o aluguel anterior: Nessa etapa, é preciso seguir alguns passos para preparar o apartamento para o próximo inquilino. Assim, siga do laudo de vistoria, recolha as chaves externas, internas, o controle do portão, avalie e pintura, a ocorrência de infiltrações, as lâmpadas, móveis, torneiras, etc. Em seguida, solicite os documentos de contas de energia, água, IPTU quitados, assim como uma carta do condomínio informando a ausência de débitos, quando for o caso. Agende a divulgação do imóvel.

 

No aluguel anterior você terá 3 abas para clicar com diferentes informações para serem digitadas. As abas são: checar vistoria, divulgação do imóvel e agendamento de visita. Basta clicar em cada uma delas para transitar nessas três fases para finalizar o aluguel anterior e dar início ao novo aluguel. Ao clicar em “CHECAR VISTORIA” há três divisões :

 

Check list: Chaves e controles: Chaves externas devolvidas? Selecione a célula ao lado e clique na seta para optar entre “ok”, “não ok”, “não aplica”. Se as chaves já tiverem sido devolvida pelo inquilino anterior selecione ok, caso não tenha sido devolvida selecione não ok e se não houver chaves externas seleciona “não aplica”. Faça o mesmo para as chaves internas, controle de portão, chave de carrinho de supermercado e caixa de correio.

 

Check list: Contas do inquilino anterior: 3 últimas contas de Energia? Verifique se o inquilino anterior pagou as três últimas contas de energia e solicite as contas pagas. Selecione a célula ao lado e clique na seta para optar entre “ok”, “não ok”, “não aplica”. Fez leitura final e quitou energia? Verifique se o inquilino fez a leitura final do leitor de energia para quitar a esta conta. Selecione a célula ao lado e clique na seta para optar entre “ok”, “não ok”, “não aplica”. Removeu o titular da conta de energia? Verifique se o antigo titular da conta de energia (antigo inquilino) removeu sua titularidade da conta. Selecione a célula ao lado e clique na seta para optar entre “ok”, “não ok”, “não aplica”. 3 últimas contas de água pagas? Verifique se as contas de água foram pagas e solicite as contas pagas. Selecione a célula ao lado e clique na seta para optar entre “ok”, “não ok”, “não aplica”. Comprovante de IPTU quitado. Se o IPTU é pago pelo inquilino solicite o comprovante de pagamento do IPTU. Selecione a célula ao lado e clique na seta para optar entre “ok”, “não ok”, “não aplica”. Ausência de débitos condomínio: Solicite o comprovante de quitação dos condomínios. Selecione a célula ao lado e clique na seta para optar entre “ok”, “não ok”, “não aplica”.
 

Check list: Imóvel: No check List do imóvel você irá verificar as condições da pintura, ausência de infiltrações, vazamentos, funcionamento de lâmpadas,móveis, cortinas, campainhas, interfone, torneira, duchas e chuveiros. Selecione na célula e clique na seta para optar entre “ok”, “não ok”, “não aplica”.

 

3 - Preencha a Ficha Cadastral do futuro inquilino: Colete os dados do futuro inquilino e dos fiadores do imóvel. Registre dados como: nome, CPF, ID, endereço, profissão, estado civil, referências pessoais e comerciais, dados bancários, dados do cônjuge. Controle se o contrato foi assinado, se a assinatura foi reconhecida em cartório, até poder entregar as chaves ao seu futuro inquilino.

 

Ao clicar em “DIVULGAÇÃO DO IMÓVEL”você será direcionado a organizar a divulgação do seu imóvel. Digite o local que o imóvel será divulgado, quantos anúncios serão colocados e a data que foram colocados. Na retirada selecione entre as opções “SIM” e “NÃO” para informar se o anúncio do imóvel foi retirado ou não do local que foi colocado. 

 

Ao clicar “AGENDAMENTO DE VISITA” você será direcionado a organizar o agendamento das visitas dos candidatos a alugar o imóvel. Digite os nomes dos possíveis candidatos que agendarem a visita, o telefone, a data, horário e selecione entre as opções “sim” e “não” para informar se compareceram ou não.

 

Na ficha cadastral você irá inserir os dados do locatário e dos fiadores, bem como as condições para aluguel do  imóvel. Na ficha cadastral você terá 2 abas para clicar com diferentes informações para serem digitadas. As abas são: Locatário e Fiadores. Basta clicar em cada uma delas para transitar no cadastro do locatário e dos fiadores. Ao clicar em “LOCATÁRIO” há três divisões :


Check list: Ficha Cadastral do Locatário: Digite os dados do locatário:  nome, CPF, identidade,endereço, contato,estado civil, profissão, referências pessoais, referências comerciais e dados da conta bancária. Selecione entre as opções “sim” e “não” para informar se o locatário entregou o comprovante de residência e o comprovante salarial.

 

Check list: Dados do Cônjuge: Digite os dados do cônjuge: nome, CPF,identidade, e telefone para contato.

 

Digite as condições para o aluguel do imóvel: Valor que o imóvel será alugado, valor do condomínio, valor do IPTU, valor da conta de água (geralmente um média do valor, se a conta for individualizada, caso contrária a conta de água já está incluída no condomínio), valor do seguro incêndio, valor do seguro do imóvel, a data de início da locação, data de reajuste e data de vencimento do contrato. Selecione entre as opções “sim” e “não” para informar se a minuta do contrato foi assinada, se houve reconhecimento de firma em cartório, sobre o aditamento do aluguel, se houve pagamento adiantado e se a pintura, também, foi paga adiantada. Ao clicar em “FIADORES” há três divisões: Fiador 1, Fiador 2 e Fiador 3. Caso precise de 3 fiadores para alugar o imóvel. Digite os dados do fiador: nome, CPF, identidade, endereço, estado civil, contato e nome do cônjuge. Selecione entre as opções “sim” e “não” para informar sobre o comprovante de endereço, comprovante salarial e certidão negativa.

 

4 - Faça o Controle Financeiro pelo período do Contrato de Locação: Controle os recebimentos pelos períodos estabelecidos em contrato. Acompanhe os resultados pelos gráficos. Os gráficos permitem a visualização rápida de forma simples e intuitiva.

 

No controle financeiro você irá controlar a entrada de receita com os aluguéis do imóvel e as saídas com as despesas do imóvel. Essa etapa é simples! O ano aparece automaticamente de acordo com a data inserida para início da locação do imóvel nas condições para alugar do imóvel inserida na ficha cadastral do locatário. Digite o recebimento de aluguéis em “RECEITAS”, gastos que você teve com o imóvel em “DESPESAS” e o “RESULTADO” será gerado automaticamente, com a soma das receitas e a diminuição dos gastos. O mesmo procedimento será adotado para os 5 anos seguintes. 

 

5 - Imprima o Relatório: O Relatório final apresenta os resultados consolidados e principais gráficos do seu imóvel alugado. Embora seja um resumo, sua apresentação é fundamental para que você tenha clareza e controle sobre o seu imóvel. E não se esqueça: A planilha deve ser preenchida e revisada periodicamente!".

 

 

No relatório os dados são gerados automaticamente de acordo com os dados inseridos anteriormente. Gostou? Adquira agora mesmo sua planilha de controle de aluguel.

 

 

 

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