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Como fazer o controle de estoques

Atualizado: Fev 13


O Controle de Estoques é uma importante atividade e tem a função de informar ao proprietário o valor físico e financeiro que ele possui "empatado" em produtos e componentes. Estoques em excesso garantem disponibilidade de entrega, porém custam caro ao dono. Eles representam ativos que poderiam favorecer o fluxo de caixa. Por outro lado, estoques muito baixo reduzem os custos mas podem levar ao eventual não atendimento da demanda, o que representa perdas de vendas e comprometimento da imagem da empresa.

Temos uma planilha que pode de ajudar. Em poucos passos é possível fazer o controle do estoque de sua empresa e determinar níveis de produtos que não comprometem as finanças nem a imagem da empresa.

Faça o cadastro dos produtos: Registre detalhes como fornecedor, unidade do produto, como peça, litro, etc, o seu valor unitário de compra, o estoque mínimo que garante a estabilidade de fornecimento aos clientes e o estoque inicial presente na empresa daquele produto.

Em seguida, registre as entradas de produtos. As compras de matérias-primas, componentes e produtos devem ser registradas. Digite o código do produto para o preenchimento automático de sua descrição e unidade. Em seguida, digite a data da compra dos itens assim como a quantidade de itens comprados. O valor financeiro total da compra é disponibilizado logo em seguida.

A etapa subsequente é registrar as saídas de produtos. Da mesma forma como as entradas são registradas, as saídas devem ser registradas. Elas são representadas pelo consumo de matérias-primas, de componentes ou a venda de produtos. Digite o código do produto para o preenchimento automático de sua descrição e unidade. Em seguida, digite a data da venda ou consumo dos itens assim como a quantidade de itens vendidos. O valor financeiro total da venda é disponibilizado logo em seguida.

Com essas informações, é possível analisar o controle de estoques. O controle de estoque é realizado automaticamente pela planilha. Nele estão contidos uma avaliação de fluxo por código de produto. Tem-se o código, descrição, unidade, estoque mínimo, estoque inicial, quantidade de entrada, quantidade de saída, o saldo em quantidade física e financeira, assim como uma análise sobre o nível de estoque, que pode estar abaixo do estoque mínimo ou até negativo. Nesse caso, um alerta é gerado para evitar inconsistências nos registros.

Por fim, gere um relatório gerencial e imprima para tomar decisões de redução de custo. O relatório gerencial apresenta o valor financeiro geral de itens em estoque, assim como um ranking dos 20 itens mais valiosos, os 20 itens com maior e menor saldo de estoque. Avalie se controle de estoque reflete a quantidade planejada, se as ações dos funcionários canalizam o nível de estoque para o plano de estoque. O relatório de impressão apresenta com detalhe o acompanhamento destes itens na empresa. Elas mostram se a empresa está bem preparada para ser competitiva ou não!

Algumas dúvidas podem surgir sobre os conceitos de gestão de estoques, então apresentamos algumas perguntas e respostas.

O que o estoque representa?

Conceitualmente, o estoque representa um desbalanceamento entre a demanda e a oferta de produtos por uma empresa. São de grande importância, pois obter um balanceamento perfeito entre a demanda e oferta é impossível. Estoques são como uma caixa d'água. A fornecedora não consegue enviar água a sua casa no momento que você consome, assim, a água é estocada na caixa d'água para você consumí-la quando for necessário.

Por que muito estoque de um produto não é bom para a empresa?

Estoques representam dinheiro. Cada item possui um valor financeiro. Assim, muitos itens parados na empresa representam muito dinheiro parado. Essa quantidade é caracterizada como "muito" quando ela é muito superior às demandas dos clientes. É um valor excessivo e desnecessário. O dinheiro empatado no estoque poderia estar sendo usado como fluxo de caixa ou investimentos na empresa.

Por que pouco estoque de um produto não é bom para a empresa?

Pouco estoque também não é bom. Quando a quantidade de itens no estoque é muito menor que a demanda média dos clientes, o estoque pode apresentar risco de não atendimento ao cliente. Isso compromete as vendas e representam um custo de oportunidade da venda perdida, assim como compromete a imagem da empresa. Dessa forma, clientes não retornariam a empresa, pois ela passa a ter a fama de não ter produtos.

Qual a quantidade ideal de estoque de um produto?

Calcular a quantidade ideal é difícil porque prever a demanda é difícil. A quantidade ideal deve ser planejada levando em consideração o histórico de vendas e as previsões de consumo dos itens. Cálculos como o Lote Econômico são forma de planejar o quanto comprar minimizando os custos de compra e manutenção de estoque na empresa, porém são simplificações. Planos de estoques podem envolver modelos matemáticos de pesquisa operacional que consideram muitas variáveis simultaneamente. De qualquer forma, uma coisa é certa: o controle de estoque deve seguir um plano de estoques, dessa forma, é melhor planejar o nível de estoque do que apenas observá-lo.

Como devo usar o meu controle de estoques?

O controle de estoques deve ser usado em conjunto com outras ferramentas de controle, como o controle da produção, ou mesmo controle da qualidade de itens produzidos. Essas ferramentas usadas em conjunto favorecem a qualidade do plano e alinham a empresa ao seu planejamento de curto e médio prazos.


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