A planilha de Controle de Estoques é uma ferramenta importante que informa o proprietário o valor físico e financero que ele possui "empatado" em produtos e componentes. Estoques em excesso garantem disponibilidade de entrega, porém custam caro ao dono. Representam ativos que poderiam favorecer o fluxo de caixa. Por outro lado, estoques muito baixo reduzem os custos mas podem levar ao eventual não atendimento da demanda, o que representa perdas de vendas e comprometimento da imagem da empresa.
 
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Por meio de 5 passos é possível fazer o controle do estoque de sua empresa e determinar níveis de produtos que não comprometem as finanças nem a imagem da empresa. 
 
1. Faça o cadastro dos produtos: Registre detalhes como fornecedor, unidade do produto, como peça, litro, etc, o seu valor unitário de compra, o estoque mínimo que garante a estabilidade de fornecimento aos clientes e o estoque inicial presente na empresa daquele produto.
 
2. Registre as entradas de produtos: As compras de matérias-primas, componentes e produtos devem ser registradas. Digite o código do produto para o preenchimento automático de sua descrição e unidade. Em seguida, digite a data da compra dos itens assim como a quantidade de itens comprados. O valor financeiro total da compra é disponibilizado logo em seguida.
 
3. Registre as saídas de produtos: Da mesma forma como as entradas são registradas, as saídas devem ser registradas. Elas são representadas pelo consumo de matérias-primas, de componentes ou a venda de produtos. Digite o código do produto para o preenchimento automático de sua descrição e unidade. Em seguida, digite a data da venda ou consumo dos itens assim como a quantidade de itens vendidos. O valor financeiro total da venda é disponibilizado logo em seguida.
 
4. Analise o controle de estoques: O controle de estoque é realizado automaticamente pela planilha. Nele estão contidos uma avaliação de fluxo por código de produto. Tem-se o código, descrição, unidade, estoque mínimo, estoque inicial, quantidade de entrada, quantidade de saída, o saldo em quantidade física e financeira, assim como uma análise sobre o nível de estoque, que pode estar abaixo do estoque mínimo ou até negativo. Nesse caso, um alerta é gerado para evitar inconsistências nos registros. 
 
5. Imprima um relatório gerencial: O relatório gerencial apresenta o valor financeiro geral de itens em estoque, assim como um ranking dos 20 itens mais valiosos, os 20 itens com maior e menor saldo de estoque. O controle de estoque reflete a quantidade planejada? Como estão nossas ações? O relatório de impressão apresenta com detalhe o acompanhamento destes itens na empresa. Elas mostram se a empresa está bem preparada para ser COMPETITIVA ou não!
 
Obs: O produto acima deve ser encarado apenas como um complemento na execução das atividades. Ele não isenta o usuário de um acompanhamento adequado de um profissional qualificado da área, a fim de obter maior fidedignidade na execução da tarefa.